DPMS und Datenschutz: Datenschutz systematisch organisieren
Datenschutz betrifft nahezu alle Bereiche eines Unternehmens: von der Personalverwaltung über den Kundenservice bis hin zu Marketing und IT. Damit personenbezogene Daten rechtmäßig und sicher verarbeitet werden, müssen Unternehmen zahlreiche Aufgaben koordinieren. Ein DPMS – häufig als Datenschutz-Management-System verstanden – kann dabei helfen, Datenschutzprozesse strukturiert zu planen, umzusetzen und regelmäßig zu überprüfen.
Was bedeutet DPMS im Datenschutz?
Die Abkürzung DPMS wird nicht überall einheitlich verwendet. Im Zusammenhang mit Datenschutz steht sie meist für ein System oder einen organisatorischen Ansatz, mit dem ein Unternehmen seine Datenschutzaufgaben verwaltet. Dazu gehören beispielsweise Zuständigkeiten, interne Richtlinien, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Schulungen, Datenschutzprüfungen und der Umgang mit Datenschutzvorfällen.
Ein DPMS ist nicht automatisch eine bestimmte Software. Es kann aus dokumentierten Abläufen und Verantwortlichkeiten bestehen, durch digitale Werkzeuge unterstützt werden oder beides miteinander verbinden. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zur Größe, Struktur und Art der Datenverarbeitung im Unternehmen passt.
Warum ist ein systematisches Datenschutzmanagement wichtig?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass Unternehmen personenbezogene Daten nach klaren Grundsätzen verarbeiten und ihre Einhaltung nachvollziehbar belegen können. Ein geordnetes Datenschutzmanagement erleichtert es, Anforderungen im Alltag umzusetzen und den Überblick über Verarbeitungsvorgänge zu behalten.
- Klare Zuständigkeiten: Mitarbeitende wissen, wer für einzelne Datenschutzaufgaben verantwortlich ist.
- Dokumentierte Abläufe: Prozesse für Anfragen betroffener Personen, Datenschutzvorfälle und neue Verarbeitungsvorgänge sind festgelegt.
- Besserer Überblick: Unternehmen können leichter erkennen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
- Regelmäßige Prüfung: Maßnahmen und Dokumentationen lassen sich an neue Prozesse, Risiken oder rechtliche Entwicklungen anpassen.
Typische Bestandteile eines DPMS
Der konkrete Aufbau hängt vom Unternehmen ab. Häufig umfasst ein Datenschutz-Management-System die folgenden Bausteine:
Verantwortlichkeiten und Datenschutzorganisation
Zu Beginn sollte feststehen, wer Datenschutzaufgaben übernimmt, wer Entscheidungen trifft und wie Informationen im Unternehmen weitergegeben werden. Ist ein Datenschutzbeauftragter benannt, sollten dessen Aufgaben und Einbindung in die Organisation ebenfalls berücksichtigt werden.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Das Verzeichnis dokumentiert bestimmte Verarbeitungstätigkeiten mit personenbezogenen Daten. Es unterstützt Unternehmen dabei, Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherfristen und Sicherheitsmaßnahmen nachvollziehbar festzuhalten.
Datenschutzprüfungen und Risikobewertung
Neue oder geänderte Prozesse sollten daraufhin geprüft werden, welche Auswirkungen sie auf den Schutz personenbezogener Daten haben. Ergibt eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen, kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Unternehmen müssen geeignete Maßnahmen treffen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu können beispielsweise Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Datensicherungen, Berechtigungskonzepte und klare Regeln für den Umgang mit Informationen gehören. Welche Maßnahmen angemessen sind, richtet sich unter anderem nach dem jeweiligen Risiko.
Umgang mit Datenschutzvorfällen
Ein festgelegter Ablauf hilft, einen möglichen Datenschutzvorfall schnell zu erkennen, zu bewerten und zu bearbeiten. Dazu gehört auch, zu prüfen, ob eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde oder eine Benachrichtigung betroffener Personen erforderlich ist. Die DSGVO sieht hierfür in bestimmten Fällen kurze Fristen vor.
Schulungen und Sensibilisierung
Datenschutz ist nicht allein eine Aufgabe der IT-Abteilung. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen, verdächtige Vorgänge melden und Anfragen weiterleiten. Regelmäßige, auf die jeweilige Tätigkeit abgestimmte Schulungen unterstützen eine datenschutzbewusste Arbeitsweise.
DPMS einführen: ein praktischer Einstieg
Die Einführung eines DPMS muss nicht mit einem umfangreichen Projekt beginnen. Ein schrittweises Vorgehen kann helfen, zunächst die wichtigsten Aufgaben zu ordnen:
- Bestandsaufnahme durchführen: Erfassen, welche Geschäftsbereiche personenbezogene Daten verarbeiten und welche Datenschutzdokumente bereits vorhanden sind.
- Lücken und Risiken erkennen: Prüfen, wo Zuständigkeiten, Abläufe oder Nachweise fehlen.
- Prioritäten festlegen: Besonders dringliche oder risikoreiche Themen zuerst bearbeiten.
- Prozesse dokumentieren: Verständliche Verfahren für wiederkehrende Aufgaben erstellen und Verantwortliche benennen.
- Regelmäßig überprüfen: Das System bei organisatorischen, technischen oder rechtlichen Änderungen aktualisieren.
Software oder manuelle Verwaltung?
Eine DPMS-Software kann dabei unterstützen, Aufgaben, Fristen, Dokumente und Prüfungen zentral zu verwalten. Das ist besonders dann hilfreich, wenn viele Verarbeitungstätigkeiten oder mehrere Standorte koordiniert werden müssen. Für kleinere Organisationen können einfache, gut gepflegte Dokumentationen und etablierte Arbeitsabläufe zunächst ausreichen.
Software allein gewährleistet jedoch keine DSGVO-Konformität. Wichtig sind eine sorgfältige Einrichtung, klare Verantwortlichkeiten und die regelmäßige Pflege der Inhalte. Bei der Auswahl eines Werkzeugs sollten Unternehmen unter anderem auf Zugriffsschutz, Datenspeicherung, Änderungsnachweise und die Einbindung bestehender Prozesse achten.
Fazit
Ein DPMS bietet einen strukturierten Rahmen, um Datenschutzaufgaben im Unternehmen dauerhaft zu organisieren. Es unterstützt dabei, Verantwortlichkeiten festzulegen, Verarbeitungsvorgänge zu dokumentieren und Risiken regelmäßig zu prüfen. Ob digital, manuell oder in einer Kombination aus beidem: Ein wirksames Datenschutzmanagement sollte verständlich, aktuell und an die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens angepasst sein.
Häufig gestellte Fragen zum Datenschutzmanagement (DPMS)
- Welche Software für Datenschutzmanagement gibt es?
- Was sind die drei Säulen des Datenschutzes?
- Was ist DPMS?
- Was sind die 7 Grundprinzipien des Datenschutzes?
Welche Software für Datenschutzmanagement gibt es?
Für das Datenschutzmanagement gibt es spezialisierte Plattformen wie OneTrust, DataGuard, caralegal und die Akarion Privacy Suite. Sie unterstützen Unternehmen beispielsweise bei der Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, der Verwaltung von Datenschutzaufgaben und Fristen, der Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie der Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfällen. Welche Software geeignet ist, hängt von Unternehmensgröße, Branche, vorhandenen IT-Systemen und benötigtem Funktionsumfang ab. Vor der Auswahl sollten außerdem Datenschutz, Hosting-Standort, Zugriffsrechte und mögliche Schnittstellen geprüft werden; eine Software allein gewährleistet keine DSGVO-Konformität.
Was sind die drei Säulen des Datenschutzes?
Die drei häufig genannten Säulen des Datenschutzes sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Vertraulichkeit bedeutet, dass nur befugte Personen auf personenbezogene Daten zugreifen können. Integrität stellt sicher, dass Daten korrekt und vor unbefugter Veränderung geschützt sind. Verfügbarkeit bedeutet, dass berechtigte Personen bei Bedarf auf die Daten zugreifen können. Diese Schutzziele stammen aus der Informationssicherheit und unterstützen den Schutz personenbezogener Daten.
Was ist DPMS?
DPMS steht im Zusammenhang mit Datenschutz meist für ein Datenschutz-Management-System. Es umfasst Regeln, Zuständigkeiten und Abläufe, mit denen ein Unternehmen seine Datenschutzaufgaben organisiert – etwa die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten, die Prüfung von Risiken, den Umgang mit Datenschutzvorfällen und die Schulung von Mitarbeitenden. Ein DPMS kann digital unterstützt werden, ist aber nicht zwingend eine bestimmte Software.
Was sind die 7 Grundprinzipien des Datenschutzes?
Die sieben Grundprinzipien des Datenschutzes nach der DSGVO sind Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben sowie Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sowie Rechenschaftspflicht. Das bedeutet: Personenbezogene Daten müssen auf einer gültigen Rechtsgrundlage und nachvollziehbar verarbeitet werden, einem klar festgelegten Zweck dienen und auf das notwendige Maß beschränkt bleiben. Sie müssen richtig und aktuell sein, dürfen nicht länger als erforderlich gespeichert werden und sind vor unbefugtem Zugriff oder Verlust zu schützen. Verantwortliche müssen außerdem nachweisen können, dass sie diese Grundsätze einhalten.